Privacyreglement Olympus Camera Club

 

Algemeen

Het bestuur van de Olympus Camera Club hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de persoonsgegevens, die door de Olympus Camera Club worden verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd.

Olympus Camera Club is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met uw persoonsgegevens. De grondslag hiervoor wordt gevormd door de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Dit Privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de Olympus Camera Club en tussen de Olympus Camera Club en derden.

 

Voor vragen over dit reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop de Olympus Camera Club met uw gegevens omgaat kunt u contact opnemen met het bestuur. U vindt de contactgegevens op onze website.

 

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een persoon zeggen. Bijvoorbeeld een naam, adres, leeftijd, etnische achtergrond. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een persoon herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens.

Ook foto’s en video’s kunnen worden gezien als persoonsgegevens, als een persoon herkenbaar op een foto staat.

 

Wat houdt “verwerken van persoonsgegevens” in?

Het verwerken van persoonsgegevens heeft betrekking op alles wat je met persoonsgegevens kunt doen. Voorbeelden zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

 

Van wie worden door de Olympus Camera Club persoonsgegevens verwerkt?

Er worden persoonsgegevens verwerkt van de volgende personen:

- leden van de Olympus Camera Club;

- personen die de Olympus Camera Club om informatie of documentatie hebben verzocht;

- personen met wie de Olympus Camera Club een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

 

Waarvoor worden persoonsgegevens verwerkt?

Persoonsgegevens van leden worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor het functioneren van de club, zoals:

  • het informeren over clubdagen;

  • het innen van de contributie en giften en overige uitgaven en inkomsten ten behoeve van de financiële administratie en de controle daarop;

  • het opstellen van een ledenadministratie;

  • het uitnodigen voor de vergadering;

  • het opstellen van een verslag en presentielijst bij de vergadering;

  • het op de hoogte stellen van de leden van informatie vanuit de Fotobond, onderdelen of leden van de Fotobond, of exposities van leden van de Fotobond binnen Afdeling 11;

  • de betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen de Olympus Camera Club;

  • het verwerken van informatie over activiteiten en diensten van de Olympus Camera Club, zoals het versturen van uitnodigingen, in ontvangst nemen en beheren van aanmeldingen, verzending van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;

  • het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding;

  • het beschikbaar stellen aan de leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals commissies enz.;

  • ten behoeve van de deelname aan fotowedstrijden waaraan door leden van de Olympus Camera Club wordt meegedaan.

 

Tussen de Fotobond enerzijds en de Olympus Camera Club anderzijds worden persoonsgegevens verwerkt in het kader van het lidmaatschap van de leden van de Olympus Camera Club van de Fotobond. De Fotobond heeft adresgegevens nodig voor het verzenden van het verenigingsblad van de Fotobond, om leden te voorzien van een lidmaatschapspas van de Fotobond en voor de afdracht van de verenigingsbijdrage aan de Fotobond.

Daarnaast worden aan de Fotobond of onderdelen van de Fotobond, zoals Afdeling 11, de gegevens verstrekt van leden die deelnemen aan fotowedstrijden voor fotoclubs die worden georganiseerd binnen de Fotobond.

 

Op bestuursniveau worden tussen de Olympus Camera Club, de Fotobond en Afdeling 11 van de Fotobond informatie uitgewisseld om leden van de Olympus Camera Club te kunnen informeren over activiteiten van afdeling 11 van de Fotobond of de Fotobond zelf. Hiervoor worden echter geen persoonsgegevens verstrekt. De informatievoorziening aan de leden geschiedt via de secretaris van de Olympus Camera Club. Daarnaast kunnen de leden zich zelf aanmelden bij de Fotobond voor toezending van informatie van de Fotobond op het eigen emailadres en voor deelname aan individuele fotowedstrijden van de Fotobond, zoals Foto Online en Foto Individueel.

 

Persoonsgegevens van bijvoorbeeld gastsprekers, bestuursleden van andere fotoclubs en contactpersonen bij Olympus Nederland worden in de administratie van de Olympus Camera Club opgeslagen in verband met het functioneren van de vereniging, het organiseren van clubbijeenkomsten, jubilea, de jaarlijkse fotowedstrijd van de vereniging en het verrichten of ontvangen van betalingen.

 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Alleen persoonsgegevens die door betrokkenen zelf worden verstrekt, worden verwerkt.

Betrokkene moet bij zijn aanmelding verklaren toestemming te geven voor de verwerking van de persoonsgegevens die hij heeft verstrekt.

Ook moet hij toestemming geven voor aanmelding bij de Fotobond, volgens de voorwaarden die de Fotobond daarvoor stelt.

Zonder deze toestemming is een lidmaatschap van de Olympus Camera Club echter niet noodzakelijk, omdat de club hierdoor in zijn functioneren wordt belemmerd en niet aan zijn verplichtingen jegens de Fotobond kan voldoen.

 

Hoe lang worden persoonsgegevens door de Olympus Camera Club bewaard?

De persoonsgegevens van een lid worden binnen 6 maanden na beëindiging van zijn lidmaatschap verwijderd uit de administratie.

 

De persoonsgegevens van een persoon die om informatie heeft verzocht, wordt verwijderd nadat het verzoek is afgedaan..

 

Gegevens van andere derden (bijvoorbeeld contactpersonen bij Olympus Nederland, juryleden etc) worden verwijderd twee jaar nadat de werkzaamheden van betrokkene ten behoeve van de Olympus Camera Club zijn beëindigd of de transactie met de Olympus Camera Club is afgehandeld of het laatste contact met betrokkene is geweest, tenzij de persoonsgegevens in de administratie bewaard moeten blijven ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht of om verantwoording af te kunnen leggen op een vergadering..

 

 

Hoe worden persoonsgegevens verwerkt?

Persoonsgegevens worden intern op diverse manieren verwerkt:

  • via de website van de Olympus Camera Club;

  • per email;

  • in de administratie van de bestuursleden, de activiteitencommissie, wedstrijdcommissie of een andere commissie, voor zover dat voor de werkzaamheden van die commissie noodzakelijk is;

  • fotoboekjes,

 

Daarnaast worden persoonsgegevens extern verwerkt.

 

De website

De Olympus Camera Club heeft een eigen website: www.olympuscameraclub.nl.

Als u de website van de Olympus Camera Club bezoekt of lid bent van de Olympus Camera Club, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. Wanneer u een webformulier invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging.

 

De website kent een open, voor iedereen toegankelijk gedeelte en een besloten gedeelte, die alleen toegankelijk is voor leden die daarvoor de beschikking hebben gekregen over een inlogcode en wachtwoord.

 

Op het openbare deel van de website worden geen persoonsgegevens geplaatst: geen combinatie van namen/adressen van leden waardoor deze identificeerbaar zijn, geen foto’s van identificeerbare personen. Hierop wordt alleen een uitzondering gemaakt als voor de publicatie van deze persoonsgegevens toestemming is verleend.

Als leden of derden vragen een link naar hun persoonlijke website op te nemen op het openbare gedeelte van de website, wordt deze toestemming geacht daarmee te zijn gegeven.

 

De eigenaar van een externe website is zelf verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens op zijn website. De Olympus Camera Club draagt hiervoor geen verantwoordelijkheid.

 

Persoonsgegevens, zoals een ledenlijst of foto’s van identificeerbare personen, worden alleen op het besloten deel van de website gepubliceerd.

 

Per email

Zowel de activiteitencommissie, de wedstrijdcommissie als individuele bestuursleden kunnen gebruikmaken van de gegevens in de ledenadministratie om de leden te informeren in het kader van hun taak. Zo kan de penningmeester leden per mail benaderen voor het betalen van hun contributie, kan de activiteitencommissie een uitnodiging sturen voor een activiteit van de club of het verzenden van de lijst van deelnemers om bijvoorbeeld carpoolen of op een andere manier gezamenlijk reizen mogelijk te maken.

De secretaris en penningmeester gebruikt de ledenlijst voor het informeren van leden over informatie waarvan zij veronderstellen dat leden hier prijs op stellen.

 

In de administratie

De leden van de activiteitencommissie, de wedstrijdcommissie, andere commissies en het bestuur werken vanaf hun persoonlijke computer. Deze computer wordt geacht te voldoen aan ten minste de minimale eisen voor de beveiliging tegen bijvoorbeeld spyware, virussen en phishing.

 

Externe verwerking

De Olympus Camera Club is aangesloten bij de Fotobond.

De Olympus Camera Club deelt uit hoofde van een statutaire plicht persoonsgegevens met de Afdeling 11 en de Fotobond via de Fotobond-website. Het privacyreglement van de Fotobond is hierop van toepassing.

 

Als een lid deel wil nemen aan een fotowedstrijd van Afdeling 11 of de Fotobond, levert de wedstrijdcommissie daarvoor de persoonsgegevens van de maker van de foto aan bij de Afdeling 11 dan wel de Fotobond., conform het betreffende wedstrijdreglement.

Het wedstrijdreglement van de Olympus Camera Club bepaalt dat foto’s die worden ingezonden voor de club fotowedstrijd door de wedstrijdcommissie kunnen worden geselecteerd voor de Bondsfotowedstrijd van de Fotobond. Inzending voor de wedstrijd van de club veronderstelt daarmee de toestemming voor de verstrekking van de persoonsgegevens die op basis van het wedstrijdreglement van de Fotobond noodzakelijk zijn.

.

Mag de Olympus Camera Club deze gegevens verwerken?

De Olympus Camera Club verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is::

  • om een verplichting na te komen die in de wet staat;

  • voor de uitvoering van een overeenkomst, statuten of reglement (zoals een wedstrijdreglement) waar betrokkene onderdeel van uitmaakt, bijvoorbeeld door deelname aan de wedstrijd;

  • voor de goede vervulling van de doelstelling van de Olympus Camera Club;

  • wanneer er sprake is van toestemming voor een specifieke verwerking.

Ook kan verwerking van persoonsgegevens nodig zijn om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van een lid te bestrijden (vitaal belang). Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als iemand tijdens een activiteit van de club medische hulp nodig.

 

Omdat de Olympus Camera Club de verwerking binnen de kaders van de AVG doet, is verwerking toegestaan. Het gaat hierbij om een gerechtvaardigde grondslag, proportionaliteit en zorgvuldigheid.

 

Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens

De Olympus Camera Club verstrekt geen persoonsgegevens aan derden met uitzondering van Afdeling 11 en de Fotobond. Periodiek worden lidnummer, naam, club, en afdeling door de Fotobond gedeeld met een derde partij voor het vervaardigen van lidmaatschapskaarten.

 

Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de leden mogelijk toegang tot persoonsgegevens van leden, die een functie vervullen binnen de vereniging.

 

De gebruikers die toegang hebben tot (een deel van) de persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen.

 

Beveiliging

De Olympus Camera Club draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij bestuursleden van de Olympus Camera Club en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.

 

Inloggegevens voor het afgesloten gedeelte van de website worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet.

 

Rechten van betrokkenen

De betrokkene waarvan (het vermoeden is dat) persoonsgegevens zijn verwerkt heeft de volgende rechten:

  • Recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan het bestuur van de Olympus Camera Club te vragen of van hem/haar persoonsgegevens worden verwerkt;

  • Inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt;

  • Correctierecht: als duidelijk wordt dat de persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de Olympus Camera Club om dit te corrigeren;

  • Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de Olympus Camera Club te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

  • Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te (laten) verwijderen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking;

  • Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens.

 

Indien de betrokkene persoonsgegevens uit de administratie van de Olympus Camera Club verwijderd wil hebben die noodzakelijk zijn voor één van de hierboven genoemde grondslagen (zie onder kopje Mag de Olympus Camera Club deze gegevens verwerken?), kan dit betekenen dat het lidmaatschap van betrokkene door het bestuur wordt beëindigd.

 

Datalek

Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.

Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).

 

Slotbepalingen

In gevallen waarin het privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van de Olympus Camera Club.

Wijzigingen en aanvullingen van het Privacyreglement worden door de algemene vergadering vastgesteld.

 

Dit privacyreglement is, op basis van een door de algemene vergadering op 16 maart 2019 verleend mandaat, vastgesteld tijdens de bestuursvergadering op <DATUM>, en is per diezelfde datum in werking getreden.

 

 

 

 

 

 

 

De voorzitter, de secretaris,.